“Debo presentar al Registro Mercantil los Estados Financieros VEN NIF y no los he adoptado”. ¿Qué hacer?

Hablar de este tema en Agosto del 2019 supone una amplia preocupación para la entidad que ha venido manejando registros contables con principios contables que ya no rigen en nuestro país desde el año 2008 para grandes entidades y 2011 para pymes, algunos por desinterés, otros por desconocimiento claro y otros porque simplemente pensaron que era algo que correspondía exclusivamente al “contador”. 

Esta conversación la he tenido muchas veces con prospecto de clientes, en charlas informales o simplemente cuando preguntan qué tan difícil es estar certificado en Normas.

Una entidad requiere actualizar su expediente mercantil cada año y  con diferencia a otras legislaciones en donde se exige y sin prórroga para poder operar comercialmente, es decir , renovar su registro mercantil ,  aquí en Venezuela termina siendo un proceso que muchas veces no se celebra en el momento que corresponde y donde el expediente de una empresa puede pasar una muy buena cantidad de años sin la inclusión de las cifras financieras  y se hace imperante su actualización  solo al tener vencido alguna figura como la junta directiva o el comisario.

Cada vez es más común, reuniones con empresarios que desean saber cuál es la manera adecuada del proceso de implementación y que deben hacer para ponerse al corriente con relación a los estándares internacionales aplicados conjuntamente con los Boletines de aplicación emitidos por la FCCPV y que no son más que nuestro estándar de principios contables vigentes e identificados por las siglas VEN NIF.

Cuando un empresario sabe que su entidad no ha adoptado las VEN NIF es muy importante que evalúe primero el conocimiento del equipo de trabajo que realizará la implementación en la entidad o micro entidad según sea el caso pues está claro que no todas las secciones son de aplicación a una misma entidad, inclusive no todas las partes de una misma sección por lo cual es importante que evalúe que tanto sabe el equipo de trabajo interno del proceso de implementación de las VEN NIF.

Una de las preguntas más comunes y a las que me someto casi a diario es ¿En cuánto tiempo estará listo este proceso? Si bien no es un proceso que resulte muy difícil para las micro entidades, si es un proceso que requiere entrenamiento al personal, adecuación del software existente (si adecuación no entiendo por qué siempre quieren terminar cambiando todo de la entidad), y revisión por supuesto de acuerdo a las secciones que afectan a la entidad de los procesos contables y administrativos que producirán la información financiera y es que eso es lo encantador de que las VEN NIF tengan como marco de partida los estándares internacionales es la optimización de los insumos financieros para reconocer, medir y revelar la información financiera de la empresa de manera oportuna; por lo que acabo de decir no es un proceso que se haga en quince días y que me asombra muchas veces cuando veo firmas  que ofrecen plantillas de Excel en donde sólo entran números sin sentido y salen números sin sentido, porque el proceso de implementación de las VEN NIF no es solo colocar cifras, es comprender la manera adecuada de medición y revelación de los procesos que realiza la entidad para generar sus rentas , movilizar sus flujos de efectivo e incrementar su patrimonio. Implementar VEN NIF no se vincula solamente con el reconocimiento de la hiperinflación y el uso de la BA VEN NIF " 2" ahora en su versión 4 y con indicadores que permiten aplicar esta re expresión hasta el 31/12/2018

Muchos empresarios han concluido que es un trabajo que el contador de la entidad puede realizar solo, particularmente difiero de esa posición porque al igual que existen especialistas tributarios existen personas que se han dedicado a certificarse con organismos calificados en este caso en Venezuela el único es la FCCPV a través de su certificación voluntaria y a nivel internacional las más reconocidas son  ACCA , ICAEW y la AIC demostrando competencias que permiten un proceso adecuado de implementación sin que esto signifique que la empresa deberá reestructurar completamente o cambiar todo lo que venía haciendo en materia financiera, ayudando de una manera clara y óptima en el proceso de aplicación de los VEN NIF.

“A lo hecho pecho”

El asunto estila un poco más complicado cuando el cliente que nos visita sabe y esta consiente que tiene años sin actualizar su expediente mercantil y que requiere con urgencia realizar el trámite por lo cual su abogado le ha solicitado los estados financieros bajo VEN NIF. 
Aquí es muy importante y yo me tomo el tiempo para ayudar a mi posible cliente a entender un poco más la metodología de desarrollo de su proceso de implementación en VEN NIF y la fecha en la que adecuadamente debía haberla hecho. Siempre recomiendo a mis colegas que tengan el Código de comercio (1955) a mano para que puedan leerles a sus clientes la forma y el proceso en que deben efectuarse las asambleas porque ese es el mayor problema del pequeño empresario que es poco consciente del proceso a seguir y de las normas que debe cumplir. Allí sentado normalmente me escuchan explicarles desde el articulo 271 hasta el 291 sin dejar nunca de leer claramente el articulo 221 

“Artículo 221.- Las modificaciones en la escritura constitutiva y en los estatutos de las compañías, cualquiera que sea su especie, no producirán efectos mientras no se hayan registrado y publicado, conforme a las disposiciones de la presente Sección.”

Estando claro que debía haber celebrado, aunque sea una asamblea ordinaria tal como lo establecen los estatutos de su entidad en los plazos y términos que ellos fijaron, ahora tiene por el frente de él, la elaboración de una o varias actas de asamblea extraordinaria para lograr actualizar su expediente, por lo tanto, comenzamos entonces con los pasos a seguir:

1) Verifique de acuerdo a las actas de asamblea que tiene registradas hasta que fecha la entidad ha aprobado los estados financieros, recuerde que el proceso de implementación de NIIF para pymes tuvo que haberse efectuado en el año 2010 por lo tanto sus primeros estados financieros bajo VEN NIF deberían haber sido los del año 2011. En este punto me suelen decir pero licenciada yo no hice nada de eso y la contadora me dice que me lleva la contabilidad sobre bases fiscales no sabe ni ha implementado nada de VEN NIF. Si bien es cierto esto es muy importante saber hasta qué fecha actualizó el expediente pues hasta el año 2013 inclusive la inmensa mayoría de los registros Mercantiles no solicitaban los estados financieros bajo VEN NIF pues la resolución 019 entró en vigencia en el año 2014.
  Desde este punto de partida es bueno aclarar que si ya el expediente en materia de estados financieros tiene los mismos presentados a valores históricos hasta el año 2013, tendremos que implementar los principios VEN NIF desde el año 2014, todo esto tomando en cuenta que la omisión de esta información desde el año 2011 tendrá efectos en el incumplimiento.Recuerde que hemos tenido dos versiones de NIIF pymes a nivel de estándares internacionales  ( NIIF pymes versión 2009 y NIIF pymes versión 2015)

2) Solicitar el proceso de implementación con la actualización de la información financiera hasta la fecha: En esta etapa el cliente tendrá que comprender que este proceso se transforma en una revisión de los estados financieros ya preparados por la gerencia de la entidad, para que el especialista pueda revisar la información financiera presentada a valores históricos y focalizar las diferencias que hay al implementarse los estándares internacionales, en este caso, no es solo sincerar cifras por secciones específicas que ofrecen algunos software como la sección 31 y la 29, no es eso, este trabajo lo puede utilizar el especialista para focalizar las correcciones de acuerdo a las secciones que afectan a la entidad y comenzar a trabajar en el desarrollo de políticas de reconocimiento, medición y revelación de las partidas que afectan a la entidad.

3) Fijar parámetros de capacitación integral continua del personal interno de la entidad: De nada vale que la entidad contrate un proceso de implementación con un asesor externo si el personal que produce la información día a día no se capacita, por lo tanto resulta imprescindible que el empresario comprenda que se requiere como en todo proceso nuevo e innovador capacitación continua y acompañamiento para que la entidad pueda avanzar en el tiempo con la implementación de estándares internacionales , en este caso los VEN NIF

4) Vincular la toma de decisiones con información financiera fundamentada en los principios contables vigentes Lo típico en este caso es escuchar al especialista tributario o al grupo de asesores que posea la entidad e inclusive al empresario que el sólo desea ponerse al día en el registro mercantil, nada más errado todos debemos estar debidamente armonizados en el proceso de implementación de las VEN NIF ya que al ser uno de sus pilares las normas internacionales de información financiera, obviar que este estándar llegó para quedarse es negarse a las posibilidades de crecer con información financiera oportuna y clara. No se puede negar como realidad que estos son los principios vigentes en Venezuela y como tal la toma de decisiones de aumentos de capital, decretos de dividendos, manejo y efecto financiero de la entidad depender de esta información oportuna y que debe ser dinámica para poder prever de forma periódica la adecuada toma de decisiones.

5) Viviendo de la experiencia mantenga actualizado su expediente financiero en el registro Mercantil porque de él dependen las oportunidades: Cada vez es más común empresas visionarias que buscan invertir en marca con una actitud adecuada al ver oportunidades ante la crisis, si vemos las VEN NIF como parte integral de este proceso por ser un estándar fundamentado en los estándares internacionales podrá tener como empresario una visión amplia de las posibilidades de inversión y de crecimiento pues la información financiera se convierte en el insumo primordial, por lo cual un expediente actualizado podrá servir para mantener el patrimonio ajustado por la corrección monetaria en el proceso inflacionario que vivimos y la capitalización de los resultados acumulados como punto relevante  a evaluar.

Es más, una cuestión de consciencia que de realizar un trámite para cumplir con un requisito establecido por el Registro Mercantil es saber las reglas del juego financiero que, aunque a la fecha no ha sido exigido por órganos de vigilancia fiscal como es el SENIAT, es el fundamento básico e insumo principal de la información que debemos presentar siempre sin olvidar que 

“La información financiera de calidad distingue a una PYME de las demás”

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